5 CONSIGLI PER CREARE UN EVENTO DIGITALE


In seguito alla pandemia di covid-19, la necessità di diminuire le possibilità di contagio ha portato a ridurre di molto l’organizzazione di eventi in pubblico, spostando l’organizzazione di meeting, videoconferenze e riunioni varie sulle piattaforme online.

Questa non è stata una limitazione per tutti: evento online significa partecipanti illimitati ed interpretariato da remoto (o a distanza), con tutti i benefici e lati positivi del caso. 
Il “semplice” organizzare un evento online non basta però ad assicurarne la buona riuscita, poiché gli schermi che separano gli invitati possono fungere da vere e proprie “barriere”, rendendo facile il distrarsi e perdere il filo del discorso. 
Organizzare un evento online di successo comporta quindi esperienza sul campo e conoscenza delle abitudini del pubblico.
 
Ecco quindi a voi 5 consigli che vi suggeriamo per un’ esperienza per eventi virtuali di successo:

1. Spedizione Gadget

Che si tratti di un portachiavi, di una penna o di una maglietta, i partecipanti amano i beni tangibili gratuiti che possono accumulare durante gli eventi. Perché negare loro questo piacere nell’equivalente virtuale? Prendete in considerazione la possibilità di collaborare con gli sponsor per creare scatole di gadget e spedirle ai partecipanti prima dell’inizio dell’evento! Gli sponsor possono includere materiali di marca e inviti a date di  altri eventi per aumentare l’entusiasmo e la partecipazione, oltre al “lasciare in mano” il proprio brand al pubblico.

2. Pensa a un hashtag unico, breve e memorabile

Video Chat

Usa i social media come Facebook LinkedIn o Google My Business e Instagram. Si tratta di un elemento fondamentale della tua strategia di marketing, perché ti permette di rintracciare in un attimo tutte le informazioni, interazioni sui social, promozioni e campagne pubblicitarie relative al tuo evento. In questo senso, vale la pena investire del tempo per trovare un hashtag davvero efficace.

3. Tool e strumenti che non puoi non conoscere

Ci sono alcune piattaforme e strumenti tutti digitali che un organizzatore di eventi può utilizzare per rafforzare la propria strategia di promozione. Si tratta di tool gratuiti oppure a pagamento che servono, per esempio, a monitorare la vendita dei biglietti, a raccogliere informazioni a proposito dei partecipanti e, naturalmente, anche a realizzare dei post sponsorizzati a pagamento per poter far sapere al tuo target quello che stai organizzando.

Ecco una breve lista di quelli che, almeno secondo noi, tutti dovrebbero conoscere:

  • Eventbrite
  • EventSi
  • Google Meet
  • Google Adwords
  • Zoom
  • Facebook Business Manager

4. Email e newsletter

Pianifica 2-3 email promozionali per i tuoi contatti, ma utilizza un approccio segmentato. Assicurati di non inviare spam, rimuovendo gli iscritti dagli invii futuri, e segmentando chiunque non troverebbe il contenuto utile o applicabile. In genere si può lavorare seguendo questo schema:

  • Email di benvenuto / conferma della registrazione: assicurati di includere un modo semplice per aggiungere l’evento al loro calendario.
  • Promemoria: invia promemoria tramite posta elettronica il giorno prima e il giorno dell’evento.
  • Guida all’evento virtuale: crea una guida che delinea come partecipare all’evento, riassume sessioni / tracce, spiega le funzionalità interattive come chat e sondaggi e fornisce un promemoria dell’hashtag dell’evento

5. Ospitare un Happy Hour oppure organizzare il pranzo per i partecipanti

Insieme al box con i gadget, spedire una ricetta per il cocktail e gli ingredienti in modo che i partecipanti possano partecipare a un Happy Hour virtuale è una grande idea per includere il logo dello sponsor sullo schermo per tutto il tempo e portare a casa il messaggio del marchio, creando al contempo una vivace opportunità di networking per i partecipanti. Ospitare eventi separati per partecipanti con interessi simili porterà a opportunità di networking più piccole, più mirate e di impatto.

Un’altra ottima idea è quella di creare un codice sconto personalizzato per la consegna ai partecipanti. La ciliegina sulla torta: i partecipanti risparmiano tempo e rimangono sintonizzati sui vostri eventi invece di disconnettersi per trovare il pranzo e non tornare più. Sostenere le aziende locali è sicuramente un incentivo per un momento così piacevole e di aiuto al territorio.

Considerazioni finali

Infine, ogni contenuto prodotto, che sia destinato alla fruizione online o offline, ha il comune obiettivo di creare un’esperienza positiva per il consumatoreOrganizzare un evento online, proprio perché garantisce più flessibilità e minore coinvolgimento di risorse, permette agli organizzatori di focalizzare l’attenzione sui contenuti, il vero valore aggiunto di ogni evento professionale.

Noi di LEE Communication & Promotion, grazie ai nostri Partner siamo in grado di garantire un alto standard di qualità per l’organizzazione degli eventi digitali e, siamo in grado di aiutarti a creare la migliore strategia di marketing perché il tuo evento sia un successo.

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